Le tecnologie che permettono alle aziende di comunicare stanno cambiando profondamente, ma alla crescente disponibilità di strumenti digitali non sempre corrisponde una maggiore semplicità nella gestione quotidiana del lavoro. Centralini telefonici, reti informatiche, dispositivi mobili e sistemi automatici di risposta offrono possibilità sempre più ampie, che devono però confrontarsi con esigenze molto differenti a seconda delle dimensioni, dell’organizzazione e delle attività svolte dalle singole imprese. Una realtà manifatturiera, ad esempio, ha necessità diverse rispetto a uno studio professionale o a un’azienda di servizi, e proprio questa varietà rende ancora fondamentale il lavoro di chi è in grado di individuare, integrare e mantenere efficienti le soluzioni più adatte.
È l’approccio seguito da
G&G Communications
, azienda con sede a Parma che opera dal 1993 nel settore degli impianti telefonici e delle telecomunicazioni, affiancando imprese ed enti nella progettazione, installazione e manutenzione dei sistemi di comunicazione.
«Oggi le aziende chiedono soprattutto di poter raggiungere le persone con maggiore facilità ed immediatezza, ovunque si trovino all’interno od all’esterno della struttura – spiega Umberto Frati di G&G Communications –. Una volta il telefono era prevalentemente collegato a una scrivania, mentre adesso può essere necessario comunicare con un responsabile che si trova in magazzino, con un tecnico impegnato nella produzione o con un dipendente che si muove tra diversi ambienti o in smart working. Le tecnologie per farlo esistono, ma il vero valore sta nel saperle configurare su misura dell’organizzazione aziendale.
Dalla telefonia tradizionale a sistemi costruiti sulle esigenze delle imprese
La progressiva evoluzione delle reti telefoniche verso le comunicazioni digitali, verso la telefonia IP e le comunicazioni unificate (VOIP), ha ampliato le possibilità di collegamento, consentendo di integrare apparecchi fissi, cordless professionali, computer e smartphone all’interno di un unico sistema. Una trasformazione che, tuttavia, non richiede necessariamente di sostituire tutte le apparecchiature esistenti, perché in molti casi è possibile aggiornare o ampliare gli impianti, verificandone preventivamente la compatibilità con i nuovi servizi.
Per G&G Communications il punto di partenza è proprio l’analisi della situazione aziendale, attraverso sopralluoghi e verifiche tecniche che permettono di valutare le caratteristiche degli ambienti, la copertura delle reti, la distribuzione delle postazioni e le modalità con cui vengono gestite le comunicazioni. In uno stabilimento produttivo, ad esempio, può essere necessario garantire la reperibilità del personale anche in aree lontane dagli uffici, ricorrendo a sistemi cordless DECT/IP DECT collegati alla rete interna, mentre in altre attività la priorità può essere quella di migliorare lo smistamento delle chiamate verso i diversi reparti.
«Non esiste una soluzione uguale per tutti, perché ogni impresa o ente ha un proprio modello operativo e presenta esigenze specifiche – osserva Frati –. Il nostro compito è innanzitutto capire come è organizzata l’attività, quali difficoltà incontra e quali servizi possono realmente migliorarne il funzionamento. È un po’ come realizzare un abito su misura: mettendo insieme tanti particolari si arriva a una soluzione che risponde alle necessità di chi dovrà utilizzarla».
Un principio che riguarda anche i sistemi automatici di risposta, ormai diffusi nelle comunicazioni aziendali, ma la cui efficacia dipende soprattutto dalla corretta organizzazione dei percorsi di chiamata. Offrire numerose opzioni a chi telefona, infatti, può rivelarsi controproducente se non esistono persone effettivamente disponibili a rispondere o se i trasferimenti tra i diversi interni rendono più difficile raggiungere l’interlocutore desiderato.
«Un risponditore deve semplificare la comunicazione, non complicarla – sottolinea Frati –. Se una persona chiama un’azienda, deve poter arrivare rapidamente all’ufficio o al referente di cui ha bisogno. Per questo è importante configurare correttamente il sistema, tenendo conto non soltanto delle possibilità tecniche, ma anche di come vengono realmente gestite le telefonate».
Assistenza e presenza sul territorio, il valore di un riferimento tecnico continuativo
Accanto alla progettazione, un altro aspetto centrale riguarda la gestione degli impianti nel tempo. Le necessità delle imprese possono cambiare con l’arrivo di nuovi dipendenti, l’ampliamento degli spazi, l’apertura di ulteriori sedi o l’introduzione di servizi, rendendo necessari interventi di aggiornamento e manutenzione che non sempre comportano la sostituzione completa delle infrastrutture.
È un’attività nella quale assume particolare importanza la conoscenza degli impianti già installati e delle caratteristiche organizzative del cliente, perché consente di valutare quali componenti possano continuare a essere utilizzati e quali, invece, debbano essere modificati o sostituiti.
«Spesso veniamo contattati da aziende che vogliono aggiungere un nuovo servizio a un impianto esistente – racconta Frati –. Quando le caratteristiche tecniche lo consentono, possiamo intervenire sulle apparecchiature già presenti, evitando di sostituire tutto. Naturalmente non è sempre possibile, soprattutto nel caso di sistemi molto datati, ma è importante valutare ogni situazione prima di proporre un nuovo investimento».
In questo contesto si inserisce anche il valore dell’assistenza diretta, particolarmente rilevante per le piccole e medie imprese che non dispongono di personale interno specializzato nella gestione delle telecomunicazioni. Un guasto, un problema di collegamento o una difficoltà nella configurazione dei servizi possono compromettere la normale operatività, mentre individuare l’origine del malfunzionamento non è sempre semplice, soprattutto quando sono coinvolti impianti aziendali e operatori telefonici differenti.
G&G Communications opera principalmente tra Parma, Piacenza, Reggio Emilia e Cremona, mantenendo un rapporto diretto con le realtà servite attraverso interventi tecnici, attività di manutenzione e aggiornamento degli impianti.
«Capita che i clienti ci contattino anche per problemi legati alle linee telefoniche esterne, pur non essendo noi il loro operatore, perché hanno bisogno di parlare con qualcuno che conosca l’impianto e possa aiutarli a capire che cosa non funziona – conclude Frati –. Credo che questo sia un aspetto importante del nostro lavoro: non limitarsi a fornire un’apparecchiatura, ma restare un riferimento per l’azienda, conoscendone le necessità e cercando di trovare ogni volta la soluzione più adatta».
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